Ai sensi della della Legge sugli archivi n. 1409/1963 e della normativa attualmente in vigore (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41) gli Archivi di Stato esercitano la funzione di sorveglianza e scarto sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici periferici dell'Amministrzione statale.
Tale compiti sono esercitati attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio. Esse sono composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentate dell'Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell'Interno (Prefettura). La composizione della Commissione riflette i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti. In particolare il rappresentante dell'Archivio di Stato manifesta le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
Lo scarto si basa su appositi massimari (elenchi delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alle disposizioni emanate dalle Direzioni centrali e al giudizio dei membri.
Da un punto di vista dei processi di sedimentazione delle fonti documentarie, l'importanza delle Commissioni, ed in esse del ruolo dell'archivista, risiede soprattutto nell'esercitare un controllo sugli archivi nella delicata fase nella quale, tra la produzione originaria, la conservazione temporanea presso l'ufficio o presso uffici diversi, i riordinamenti intenzionali, la confusione accidentale e lo scarto, i fondi archivistici finiscono per assumere la fisionomia che è destinata a caratterizzarli, quando, al termine del cosiddetto processo di "trasmissione archivistica" essi confluiranno nell'Archivio di Stato competente, per essere conservati indefinitamente.
